Receção de Faturas

A Solução de Receção de Documentos Contabilísticos está orientada para a eficiência operacional e passa por tratar da receção de documentos recebidos dos fornecedores do Cliente e desmaterializar os documentos, procedendo à abertura dos envelopes e capturando a informação relevante constante dos mesmos.

A desmaterialização do correio físico:

As organizações têm processos cada vez mais suportados em sistemas de informação, nomeadamente para a expedição/receção, consulta e arquivo de documentos físicos. No entanto, são ainda recetoras de grandes volumes de correio físico, nomeadamente de Faturas, sendo o seu tratamento manual e moroso antes de ser integrado nos sistemas de informação, o que:

  • Gera custos mensais provenientes da receção manual de elevado volume de documentos;
  • Resulta em processos de tratamento, encaminhamento e conferência de documentos morosos e uma ocupação de espaço com arquivo;
  • Leva ao incumprimento de prazos, falhas de pagamento atempado, não aproveitamento de descontos e atrasos na dedução do IVA.

Com a Solução de Receção de Documentos Contabilísticos, as faturas e notas de crédito dos seus fornecedores são encaminhadas para o nosso centro de tratamento que as irá desmaterializar, extraindo a informação relevante das mesmas e identificando claramente:

  • De que Fornecedor se trata;
  • Qual o tipo, o n.º e a data do documento contabilístico;
  • Qual o valor e quantidade de cada item;
  • Quais os valores totais líquidos e IVA associado.

No final são disponibilizados ficheiros com imagens dos documentos e dados estruturados que permitem aos clientes alimentar os seus sistemas de negócio (ERP) possibilitando-lhes tratar esta informação de uma forma mais célere e automatizada.

Vantagens

  • Redução de carga e custos administrativos, garantindo a fiabilidade da informação;
  • Desmaterialização total dos documentos recebidos, poupando tempo e reduzindo riscos de extravio;
  • Maior eficiência no processo e cumprimento de prazos com eventuais ganhos financeiros;
  • Tratamento centralizado dos documentos e da sua desmaterialização, retirando à Direção Financeira a necessidade de conferência manual e data entry, ficando apenas com tarefas de maior valor como validar/auditar;
  • Integração, num único ponto, dos dados e imagens dos documentos, procedendo-se à uniformização e formatação dos dados para a respetiva transmissão para o sistema de gestão do negócio do Cliente.

Para as entidades de Administração Local foi ainda desenvolvida uma solução, em parceria com a empresa AIRC.