Soluções de Produção Documental

 

Porquê investir

Produzir e expedir correio é um processo de importância vital para as empresas. Alocar recursos internos para debelar este processo traduz-se numa solução desintegrada e suscetível a falhas.

Os CTT, em resultado da integração nas suas operações da Mailtec, são o maior preparador de correio em Portugal com uma elevada capacidade de produção e tecnologia de ponta que ajuda a otimizar a taxa de leitura e retenção das mensagens enviadas. É garantido um conjunto abrangente de serviços que cobrem todas as atividades da cadeia de Produção Documental.

  • Soluções e principais valências dos CTT

    Os CTT possuem a maior capacidade instalada para produção de documentos, em Portugal, tornando possível assegurar todas as atividades de gestão e produção de documentos:

    • Unidade de Otimização de Processos de Negócio para análise de requisitos e desenvolvimento de processos inovadores para gestão documental;
    • Receção, tratamento e formatação de ficheiros;
    • Capacidade de tratamento e formatação de dados para produção de documentos a partir de qualquer tipo de ficheiros;
    • Impressão a P/B ou Cores;
    • Maior capacidade instalada de impressão laser, para impressão a P/B ou a cores, em bobine ou folha solta;
    • Envelopagem de documentos e adicionais de marketing;
    • Maior capacidade instalada de envelopagem automática e uma unidade especializada em operações especiais de tratamento e envelopagem manual de documentos;
    • Geração de imagens dos documentos para arquivo digital;
    • Entrega dos objetos para distribuição postal;
    • Gestão logística total, desde o fornecimento de materiais para produção de documentos até à integração dos objetos postais na distribuição dos CTT;

    Para as expedições pontuais e de baixo volume, os CTT desenvolveram o e-carta. Com esta plataforma, que funciona como uma impressora virtual, o cliente pode mandar imprimir o documento usando qualquer programa com capacidade de impressão. O documento segue diretamente para os CTT que tratam depois da impressão física, envelopagem e distribuição.

  • Capacidade Tecnológica

    Os CTT detêm um parque de impressoras que permitem aos seus clientes a possibilidade de obterem impressão a cores de alta qualidade a preço muito competitivo num balanço entre velocidade, qualidade e produtividade.

    Os sistemas de envelopagem “File Based” da utilizam as tecnologias mais recentes para a envelopagem industrial, permitindo produções diferenciadas, com elevados ritmos de produção e muito baixo tempo de configuração. Os equipamentos e o software instalado, para além de garantir um elevado nível de segurança no processo de fabrico, otimizam a utilização dos recursos disponíveis, aumentando a capacidade produtiva.

    A tecnologia Transpromo (junção de Transacional e Promocional) permite gerir os espaços em branco no documento e identificar os de maior potencial de rentabilização. Os espaços identificados podem ser aproveitados para mensagens publicitárias ou para uma melhor personalização da mensagem, consolidando o documento e a imagem corporativa da empresa que o enviou. O resultado é uma maior taxa de leitura, retenção e resposta às mensagens veiculadas, a fidelização de clientes e a criação de negócio.

  • Qualidade e Segurança

    Para além da capacidade instalada de produção, e integração com os sistemas dos clientes, os CTT apostam na melhoria contínua nos processos de fabrico e experiência, expressa nas seguintes certificações:

    • Qualidade (NP EN ISO 9001) - coloca a Qualidade no centro das prioridades de toda a Organização, conseguindo assim uma vantagem competitiva sustentada através da melhoria global do funcionamento, ao nível individual e ao nível da organização.
    • Ambiente (NP EN ISO 14001) - garante o cumprimento da legislação e normas ambientais e demonstra o compromisso com o meio ambiente em todas as ações quotidianas, considerando a oportunidade de eliminação de resíduos, riscos e custos desnecessários, ao mesmo tempo que reforça os valores quanto à proteção do meio ambiente.
    • FSC - Forest Stewardship Council - Cadeia da Responsabilidade (FSC-STD-40-004) – assegura a rastreabilidade da matéria-prima proveniente de florestas com gestão sustentável (ao nível técnico, económico, ambiental e social) em todas as etapas de transformação do produto até chegar ao consumidor final.
    • Certificação ISO - 27001-2005 de Segurança dos Sistemas de Informação, desde 2012.
    São realizadas auditorias periódicas (externas e internas), que avaliam permanentemente a adequação do Sistema de Gestão face aos referenciais normativos.

  • Tipo de documentos e limites de produção

    Os CTT asseguram a produção de todo o tipo de comunicação institucional, de negócio, de produto, documentos transacionais incluindo faturas, extratos bancários, contas correntes, entre outros.

    Os limites à produção não têm um valor mínimo nem máximo estipulado. São sempre definidos com base nos requisitos definidos para cada trabalho pretendido e a capacidade instalada. Para isso será preciso ter em conta os volumes de produção, prazos, materiais, esforço informático para a implementação e as atividades de produção, etc.

    Os prazos serão sempre acordados com o cliente de acordo com o SLA (Service Level Agreement).

  • Requisitos para produzir

    Cada trabalho é avaliado de acordo com alguns critérios que depois definem as condições comerciais:

    • Tipo de ficheiros com o input de informação;
    • Layout pretendido para os documentos;
    • Volumes de produção a considerar;
    • Materiais a utilizar;
    • Prazos de produção pretendidos;
    • Distribuição pretendida;
    • Retorno pretendido - definido a dois níveis:
      • Informação de gestão: impressões, envelopagens e objetos postais produzidos, com as respetivas datas de entrega aos CTT
      • Conteúdos: documentos impressos para ser devolvidos, imagens dos documentos produzidos para emissão de segundas vias, geração de arquivos eletrónicos, etc.

    O envio dos ficheiros de input depende sempre do volume de informação a tratar, mas poderá ser feito através de opções como: linhas dedicadas, FTP, e-mail ou CD/DVD. Os CTT aceitam todo o tipo de ficheiros com os inputs de informação, nomeadamente ficheiros de dados (ASCII, txt, Excel, etc.) ou ficheiros de spool (PostScript, PDF, etc.).

  • Preços

    O sistema de preços é definido caso a caso em função do esforço que vai exigir, tanto a nível informático para a implementação e produção como também do volume de objetos postais a distribuir.

  • Acompanhamento

    O cliente pode acompanhar o trabalho em três momentos:

    • Antes do início do trabalho: Validação das amostras para confirmar adequação aos requisitos definidos;
    • Durante a prestação do serviço: Através dos Gestores Comerciais e do Portal de Cliente dos CTT, que disponibiliza aos clientes relatórios com as estatísticas de produção permitindo seguir diariamente todos os seus trabalhos de impressão e envelopagem;
    • Na final da produção: Os CTT disponibilizam as instalações para o controlo do produto acabado.