Soluções de Desmaterialização de Processos

 

Como funciona

Os CTT podem ajudar as empresas a desmaterializar toda a sua correspondência de entrada e documentação. Dependendo das exigências específicas de cada cliente, é possível criar-se uma solução exclusiva, totalmente adaptada.

A correspondência de cada organização é intercetada e encaminhada para um centro de desmaterialização. Nesse centro procede-se à digitalização e captura de informação da correspondência. No final do processo, o cliente recebe as imagens e os metadados de cada digitalização para integrarem e tratarem essa informação no âmbito dos seus processos de negócio.

  • Formatos de ficheiro utilizados

    Os CTT usam formatos de ficheiros abertos, que são norma do mercado. Formato TIF ou PDF para imagens e CSV ou XML para ficheiros de dados. Podemos também implementar outros formatos que o cliente já use internamente. Para receber e importar a informação pode ser necessário fazer alterações ao software utilizado.

  • Soluções disponibilizadas

    Além de oferecem soluções customizadas para as necessidades de cada cliente, os CTT desenvolveram soluções standard que podem responder à maioria das necessidades dos clientes de uma forma simples e rápida:

    • Tratamento de correspondência devolvida, que permite à organização identificar claramente na correspondência que expediu, qual é que está a ser devolvida e porquê;
    • Retorno de correio registado, que permite fechar o ciclo de notificação postal e saber concretamente que correio registado foi entregue, qual foi devolvido e porque motivo isso aconteceu;
    • Receção de faturas, que permite tratar todas as faturas, e documentos similares, dos seus fornecedores e receber, pronto a ser integrado no seu ERP, as imagens e dados estruturados desses documentos.

    Para cada uma das soluções, customizadas ou standard, é criado um apartado que deverá ser comunicado pela empresa aos seus clientes e parceiros, de maneira a que enviem para lá a sua correspondência e possa ser recolhida pelos nossos serviços de desmaterialização. Será preciso passar uma procuração aos CTT, autorizando que toda a correspondência que chegue àquele apartado possa ser levantada e aberta pelos CTT. Este apartado está incluído no preço do serviço.

    Os documentos que estão dentro e fora do âmbito do serviço, são definidos à partida. Por exemplo: Não desmaterializar revistas, jornais e publicidade; Não abrir correspondência dirigida à Administração da empresa ou com origem em tribunais; Não abrir correspondência dirigida a uma pessoa em particular; etc.

  • Segurança

    O serviço assegura grande rigor no acesso à informação. Todas as operações decorrem em espaços de acesso controlado, onde cada colaborador é claramente identificado e só pode ter acesso ao espaço de estiver devidamente credenciado.

  • Documentação física

    Quanto à documentação física, os CTT oferecem diversas opções com níveis de serviço e preço:

    • Documentação é entregue à empresa já organizada, encaixotada e pronta para arquivar;
    • Documentação recolhida pelo cliente no centro de tratamento dos CTT;
    • Documentação arquivada em armazéns dos CTT mediante pagamento de valor mensal;
    • Documentação destruída de forma controlada e certificada;

    Caso o cliente opte pelo envio físico para a sua morada, este serviço será garantido com periodicidade semanal por questões de otimização de custos com o transporte. Caso se trate de um grande volume de correspondências, pode ser acordada uma periodicidade mais curta.

    O nível de serviço previsto é D+0, ou seja, a documentação é tratada no próprio dia da receção.

  • Contactos

    Para mais esclarecimentos ou proceder à contratação do serviço, por favor contacte o seu Gestor de Cliente CTT: [Contacto geral]